Boîte à outils
Des travaux entiers, du début à la fin
La bibliothèque de demandes répond à « que dois-je écrire pour cette tâche ». Ces recettes répondent à une autre question : comment se déroule le travail en entier, dans quel ordre, et surtout qu’est-ce qui se met en place une seule fois et sert ensuite à chaque fois. C’est là que se trouve l’essentiel du gain.
Métier
6 recettes.
Le compte rendu hebdomadaire, en dix minutes au lieu d’une heure
Vous rédigez chaque semaine le même compte rendu, à partir des mêmes sources, dans le même format. C’est répétitif, chronophage, et personne ne s’en réjouit.Chef de projetCommercialIndépendant / TPE- Ce que ça change
- Environ 45 minutes par semaine, et un format enfin constant d’une semaine sur l’autre.
- Mise en place
- Une heure la première fois, puis rien.
Créer un Project dédié
Un Project « Suivi hebdomadaire », avec dans ses documents : l’organigramme du projet, la liste des chantiers en cours, et surtout trois comptes rendus passés que vous jugez bons. Ce sont eux qui portent le format réel, bien mieux qu’une description.
Écrire l’instruction permanente du Project
Dans les instructions du Project, décrivez ce que vous attendez systématiquement. Elle s’appliquera à chaque conversation sans que vous ayez à la répéter.
Demande à copier Tu m’aides à produire le compte rendu hebdomadaire du projet [nom]. Format imposé, toujours le même : 1. En une phrase : où en est-on 2. Avancées de la semaine (trois lignes maximum, factuelles) 3. Points de blocage, avec ce qui est attendu et de qui 4. Décisions à prendre au prochain comité 5. Actions : responsable, échéance Règles permanentes : - Ne rajoute rien qui ne soit pas dans les sources que je te donne. - Si une information manque, écris « à préciser » plutôt que de combler. - Ton neutre, pas de superlatifs, pas de « nous sommes ravis ». - Une page maximum. Les trois comptes rendus déposés dans ce Project sont la référence de style et de niveau de détail.
Chaque semaine : déposer les sources brutes
Notes de réunion, extraits de messagerie, tickets, tableau d’avancement. Sans mise en forme — c’est le travail de mise en forme que vous déléguez.
Demande à copier Voici les sources de la semaine du [date]. Produis le compte rendu au format habituel. Avant de rédiger, liste-moi en trois lignes ce qui te paraît manquer ou contradictoire dans ces sources. Ensuite seulement, rédige. [coller les sources]
Relire les chiffres et les noms
C’est la seule partie qui reste manuelle, et elle est non négociable. Vérifiez chaque chiffre et chaque nom de personne contre la source. Tout le reste est reformulation, donc peu risqué ; les chiffres et les noms sont les deux endroits où une erreur se voit et coûte cher.
Au bout d’un mois : figer la méthode en Skill
Quand la demande ne bouge plus, transformez-la en Skill. Vos collègues produisent alors le même compte rendu sans savoir écrire une bonne demande — et la compétence cesse de dépendre de vous.
Les mécanismes employés : Les Projects, Les Skills, Contrôler le format des réponses.
Répondre à un appel d’offres sans rien oublier
Un cahier des charges de quarante à deux cents pages, une date limite courte, et le risque permanent de passer à côté d’une exigence éliminatoire.CommercialJuriste / ConseilIndépendant / TPEChef de projet- Ce que ça change
- La phase d’analyse passe d’une demi-journée à une heure, et surtout : plus rien ne passe entre les mailles.
- Mise en place
- Deux heures la première fois — la grille se réutilise ensuite sur tous les dossiers.
Extraire les exigences avant de réfléchir à la réponse
L’erreur classique est de lire le document en pensant déjà à la réponse. Séparez les deux : d’abord l’inventaire exhaustif, ensuite la stratégie.
Demande à copier Voici le cahier des charges de l’appel d’offres [nom]. Produis un tableau exhaustif de toutes les exigences, avec pour chacune : - la référence exacte dans le document (page, article) - l’exigence, reformulée en une phrase - son caractère : éliminatoire, noté, ou souhaitable - la pièce ou l’information qu’elle nous impose de fournir Règles : - N’omets aucune exigence, y compris celles qui paraissent triviales ou administratives. - Ne reformule pas au point de changer le sens : en cas de doute, cite le texte. - Si le caractère d’une exigence n’est pas explicite dans le document, écris « non précisé ». N’interprète pas.
Faire la passe de complétude
Un second passage, séparé, sur ce qui aurait pu être manqué. C’est là que se trouvent la moitié des surprises : annexes, critères d’attribution noyés dans un paragraphe, pièces administratives.
Demande à copier Reprends le cahier des charges et cherche uniquement ce qui n’apparaît pas dans le tableau que tu viens de produire : - les exigences cachées dans les annexes - les critères d’attribution et leur pondération - les délais et les dates limites, tous - les pièces administratives à fournir - les clauses inhabituelles ou contraignantes pour nous Si tu ne trouves rien de nouveau dans une catégorie, écris-le explicitement.
Confronter à vos capacités réelles
Le tableau en main, faites l’exercice de l’écart. C’est la décision « on y va ou pas », et elle se prend avant d’écrire une ligne de réponse.
Demande à copier Voici le tableau des exigences, et ci-dessous la description de ce que nous savons faire et de nos références. Pour chaque exigence éliminatoire, dis-moi : couverte, partiellement couverte, ou non couverte. Pour les partielles et les non couvertes, dis en une phrase ce qui manque. Ne cherche pas à nous rassurer. Une exigence non couverte présentée comme couverte nous fait perdre le dossier plus tard, ce qui coûte plus cher que d’y renoncer maintenant. [coller la description de vos capacités et références]
Rédiger, section par section, jamais d’un bloc
Une section à la fois, avec les exigences correspondantes en contexte. Un mémoire technique demandé d’un seul coup produit un texte long, lisse et générique — exactement ce que les jurys sanctionnent.
Demande à copier Rédige la section « [nom de la section] » du mémoire technique. Exigences qu’elle doit couvrir : [coller les lignes du tableau]. Contraintes : - [nombre] pages maximum - Chaque affirmation doit s’appuyer sur une référence ou un élément concret que je te fournis. Si tu n’en as pas, écris « [à documenter] » plutôt que d’écrire une généralité. - Reprends le vocabulaire exact du cahier des charges : c’est ainsi que le jury retrouve ses critères. - Pas de formules d’auto-satisfaction.
Vérification finale contre le tableau
Boucler la boucle : reprendre le tableau initial et pointer, une par une, que chaque exigence est traitée dans la réponse. Cette vérification-là ne se délègue pas entièrement — mais elle se prépare.
Demande à copier Voici le tableau des exigences et voici notre réponse complète. Pour chaque exigence, indique où elle est traitée dans la réponse (section et paragraphe), ou signale qu’elle ne l’est pas. Sois strict : une exigence effleurée n’est pas une exigence traitée. En cas de doute, classe-la comme non traitée et explique pourquoi.
Les mécanismes employés : Travailler avec ses documents, La fenêtre de contexte, Limites, hallucinations et vérification.
Trier les demandes entrantes, et savoir que le tri est bon
Un flux régulier de demandes — candidatures, réclamations, tickets, notes de frais — à répartir entre plusieurs catégories ou plusieurs personnes.RH / ManagementComptable / GestionChef de projetCommercial- Ce que ça change
- Le tri devient immédiat, et surtout : constant. C’est la constance qui compte, pas la vitesse.
- Mise en place
- Une demi-journée, dont l’essentiel passe à écrire les définitions de catégories.
Écrire les définitions avant tout le reste
Prenez vos catégories et écrivez, pour chacune, une définition d’une phrase et deux exemples réels — dont un cas limite. Ce travail paraît bureaucratique ; il est en réalité l’étape décisive. Neuf fois sur dix, il révèle que deux de vos catégories se recouvrent, ce que personne dans l’équipe n’avait formulé.
Anonymiser ce qui n’est pas nécessaire au tri
Le tri a besoin du contenu, pas de l’identité. Retirez noms, adresses et identifiants avant d’envoyer, et gardez la correspondance de votre côté. Cette minute de préparation transforme un cas « à valider par le juridique » en cas ordinaire.
Formuler la demande de tri avec une sortie contrainte
Une sortie libre est ininterprétable par un tableur. Imposez un format strict : la catégorie, la confiance, la raison en une phrase.
Demande à copier Classe la demande ci-dessous dans exactement une de ces catégories : [coller les définitions et les exemples] Réponds uniquement au format suivant, sans phrase d’introduction : categorie: [identifiant] confiance: haute | moyenne | basse raison: [une phrase] Si la demande ne correspond clairement à aucune catégorie, réponds categorie: autre. N’en force jamais une : une demande mal rangée coûte plus cher qu’une demande signalée comme inclassable. Demande à classer : [coller la demande]
Mesurer avant de faire confiance
Prenez cinquante demandes déjà triées à la main. Faites-les passer, comparez, comptez. Un score de départ vous dit si le tri est utilisable — et l’analyse des erreurs vous dit quelles définitions corriger. Sans cette étape, vous ne déployez pas un tri, vous déployez une supposition.
Router selon la confiance, pas uniquement selon la catégorie
Les réponses en confiance basse et les « autre » partent en relecture humaine. C’est ce mécanisme, plus que la qualité brute du tri, qui rend l’ensemble sûr : les cas difficiles sont vus par quelqu’un, et ils alimentent la prochaine révision des définitions.
Les mécanismes employés : Contrôler le format des réponses, Fiabiliser : mesurer plutôt que supposer, Sécurité, confidentialité et RGPD.
Une note de synthèse à partir d’un corpus, sans référence inventée
Dix à cinquante documents à lire, une note de trois pages à rendre, et l’obligation absolue que chaque affirmation soit traçable.Juriste / ConseilEnseignant / FormateurChef de projetComptable / Gestion- Ce que ça change
- La lecture et le tri passent de deux jours à une demi-journée. La rédaction reste la vôtre.
- Mise en place
- Aucune, au-delà du Project.
Un Project par dossier, et rien d’autre dedans
Déposez le corpus dans un Project dédié. La discipline importante est l’inverse de ce qu’on croit : ne déposez que les documents du dossier. Un corpus pollué par des documents d’un autre dossier produit des rapprochements faux et difficiles à repérer.
Cartographier avant de synthétiser
Ne demandez pas la synthèse en premier. Demandez d’abord la carte : de quoi parle chaque document, et où sont les désaccords.
Demande à copier Pour chacun des documents de ce Project, produis une fiche de trois lignes : - ce qu’il est (nature, date, auteur) - ce qu’il apporte de spécifique au dossier - ce qu’il ne traite pas, alors qu’on pourrait s’y attendre Ensuite, et séparément : liste les points sur lesquels les documents se contredisent ou divergent, avec les références précises de chaque côté. Ne cherche pas à trancher ces contradictions. Signale-les.
Exiger la citation systématique
C’est la règle qui rend la note vérifiable. Une affirmation sans source est une affirmation à supprimer.
Demande à copier Rédige la partie « [titre de la partie] » de la note, en trois quarts de page. Règle absolue : chaque affirmation factuelle est suivie de sa source, sous la forme (document, page ou article). Une affirmation que tu ne peux pas sourcer dans le corpus ne doit pas figurer dans la note — même si elle te paraît évidente ou de culture générale. Si le corpus ne permet pas de traiter une question, écris-le explicitement plutôt que de la contourner.
Vérifier les citations, une par une
Étape non négociable, et rapide puisque les références sont précises. Ouvrez chaque source citée et vérifiez qu’elle dit bien ce qui lui est attribué. Une citation exacte dans sa référence mais infidèle dans son contenu est le mode d’erreur le plus coûteux, parce qu’il inspire confiance.
Passer la note à l’avocat du diable
Un dernier regard, dans une conversation neuve pour éviter l’effet d’entraînement de tout ce qui précède.
Demande à copier Voici une note de synthèse et le corpus sur lequel elle repose. Joue l’avocat du diable. Cherche uniquement : - les affirmations que le corpus ne soutient pas - les nuances importantes qui ont été perdues - les documents du corpus dont la note ne tient pas compte - les conclusions qui vont plus loin que ce que les sources permettent Sois désagréable. Une objection formulée maintenant vaut mieux qu’une objection formulée par le destinataire.
Les mécanismes employés : Travailler avec ses documents, Les Projects, Limites, hallucinations et vérification.
Préparer un entretien de recrutement, sans laisser Claude décider
Plusieurs candidatures à traiter, des entretiens à préparer, et une exigence d’équité qui interdit l’à-peu-près.RH / ManagementChef de projet- Ce que ça change
- Une préparation d’entretien sérieuse passe de quarante minutes à dix, et devient identique pour tous les candidats — ce qui est le vrai gain.
- Mise en place
- Deux heures pour construire la grille, réutilisable ensuite sur tous les postes similaires.
Fixer la règle avant de commencer
Claude prépare, il ne décide pas. Aucune candidature n’est écartée sur la base d’une sortie, et aucun classement automatique n’est produit. Cette règle n’est pas de la prudence de façade : un tri automatisé de candidatures est un traitement à part, avec ses propres obligations.
Construire la grille à partir du poste
Une grille écrite, avec des critères observables. C’est elle qui garantit que tous les candidats sont évalués sur la même chose.
Demande à copier Voici la fiche de poste de [intitulé]. Construis une grille d’entretien avec : - 5 à 7 compétences réellement nécessaires au poste, formulées de façon observable (« sait faire X dans la situation Y », pas « rigoureux ») - pour chacune, deux questions ouvertes visant un comportement passé, pas une opinion - pour chacune, ce qui distingue une bonne réponse d’une réponse faible Écarte tout critère qui ne se justifie pas directement par la fiche de poste, et tout critère qui touche à la vie privée ou à une caractéristique personnelle.
Préparer chaque entretien sur des éléments anonymisés
Retirez nom, âge, adresse, photo, établissements. Ce qui reste — expériences, réalisations, compétences — suffit largement à préparer un entretien, et supprime une bonne partie du risque de biais comme du risque juridique.
Demande à copier Voici la grille d’entretien et le parcours anonymisé d’un candidat. Prépare-moi : - les trois points du parcours à creuser en priorité au regard de la grille, avec la question précise à poser - les zones d’ombre du parcours (ruptures, changements inexpliqués), formulées comme des questions neutres à poser, jamais comme des jugements - ce que ce parcours ne permet pas d’évaluer et qu’il faudra donc tester autrement Ne produis aucune appréciation globale, aucune note, aucune recommandation d’embauche.
Structurer le compte rendu après l’entretien
Vos notes brutes, remises au format de la grille. L’intérêt est la comparabilité : tous les comptes rendus ont la même structure, ce qui rend la décision collective plus solide.
Demande à copier Voici mes notes prises pendant un entretien, et la grille utilisée. Restructure-les selon la grille : pour chaque compétence, ce que le candidat a dit, et rien d’autre. Règles : - Ne rajoute aucune interprétation, aucun adjectif que je n’ai pas employé. - Si une compétence n’a pas été abordée, écris « non évaluée ». - Ne conclus pas.
Figer la grille en Skill
Une fois la grille éprouvée sur quelques recrutements, transformez-la en Skill. Toute l’équipe prépare alors ses entretiens de la même façon — c’est ce qui rend le processus équitable en pratique, et pas seulement sur le papier.
Les mécanismes employés : Sécurité, confidentialité et RGPD, Les Skills, Limites, hallucinations et vérification.
Auditer un tableur dont personne ne connaît plus le fonctionnement
Un fichier Excel construit sur des années, par plusieurs personnes, dont certaines sont parties. Il sert encore, et plus personne n’ose y toucher.Comptable / GestionChef de projetIndépendant / TPE- Ce que ça change
- Une cartographie exploitable en une heure au lieu de plusieurs jours de rétro-ingénierie.
- Mise en place
- Aucune.
Cartographier la structure avant de toucher aux chiffres
Comprendre d’abord d’où vient quoi. Les erreurs se logent dans les dépendances, pas dans les formules isolées.
Demande à copier Voici un classeur Excel utilisé pour [usage]. Produis-moi sa cartographie : - rôle de chaque feuille, en une phrase - pour chaque feuille : quelles cellules sont des saisies manuelles, lesquelles sont calculées, lesquelles proviennent d’une autre feuille - les dépendances entre feuilles, sous forme de liste « la feuille A a besoin de la feuille B pour [quoi] » Ne corrige rien pour l’instant. Décris.
Chercher les fragilités, pas les erreurs
Un tableur ancien contient rarement des erreurs franches — il en contiendrait moins s’il servait moins. Il contient des fragilités : des choses qui casseront à la prochaine modification.
Demande à copier Sur ce même classeur, cherche uniquement les fragilités : - valeurs codées en dur dans des formules (taux, coefficients, dates) - plages figées qui ne s’étendront pas si on ajoute des lignes - formules incohérentes à l’intérieur d’une même colonne - références vers des feuilles masquées ou des classeurs externes - doublons de calcul : la même chose calculée à deux endroits, de deux façons Pour chacune : où elle se trouve, ce qui casse si on ne fait rien, et l’effort de correction. Classe par risque décroissant. Ne propose pas de correction à ce stade.
Vérifier par recalcul indépendant
Le point de vigilance central. Prenez les trois ou quatre chiffres qui comptent vraiment et faites-les recalculer autrement — à partir des données sources, par un chemin différent. Un écart signale soit une erreur dans le tableur, soit une hypothèse non écrite. Les deux méritent d’être trouvées.
Demande à copier Voici les données sources et le résultat affiché par le tableur pour [indicateur]. Recalcule-le à partir des données brutes, sans regarder les formules du classeur, et détaille ton calcul étape par étape. Compare ensuite ton résultat au résultat affiché. En cas d’écart, cherche l’explication : erreur de formule, périmètre différent, ou hypothèse implicite du tableur.
Documenter, puis corriger — dans cet ordre
Écrivez d’abord la note qui explique le fonctionnement du fichier. Elle a une valeur en soi, et elle survivra au fichier. Les corrections viennent après, une par une, chacune vérifiée sur un jeu de valeurs connu.
Demande à copier À partir de la cartographie et de la liste des fragilités, rédige la note de fonctionnement de ce classeur, à destination de quelqu’un qui devra le reprendre : - à quoi il sert et qui l’utilise - comment il se met à jour, dans quel ordre - les hypothèses implicites que nous avons découvertes - les pièges à connaître avant d’y toucher Une page et demie maximum. Écris pour quelqu’un de compétent mais qui n’a jamais vu le fichier.
Les mécanismes employés : Claude dans Microsoft 365, Travailler avec ses documents, Limites, hallucinations et vérification.
Aucune recette pour ce métier. Les autres restent lisibles : la méthode se transpose plus souvent qu’on ne le croit.