Travailler avec ses documents

Le chapitre 1 a établi la règle : Claude est fiable sur ce qu’il a sous les yeux, faible sur ce qu’il doit retrouver de mémoire. Joindre un document est donc le geste le plus rentable de tous — celui qui déplace une tâche du terrain risqué vers le terrain sûr.

Encore faut-il savoir ce qui se passe réellement quand vous le faites.

Ce qui arrive à votre fichier#

Selon le format, le traitement est très différent, et les conséquences pratiques aussi.

Deux points méritent d’être soulignés.

Le PDF à colonnes est un piège classique. Un rapport mis en page sur deux colonnes peut être lu dans un ordre qui mélange les paragraphes. Le symptôme : des phrases qui s’enchaînent bizarrement. En cas de doute, demandez de recopier le premier paragraphe d’une page précise et comparez.

Un tableur joint change de nature. Contrairement à un texte, un fichier de données ouvre l’accès à un environnement d’exécution : Claude écrit un traitement, l’exécute, et vous rend un résultat calculé. C’est la différence, répétée dans toute cette formation, entre un chiffre calculé et un chiffre plausible.

Extraire plutôt que résumer#

« Résume ce document » est presque toujours la mauvaise demande. Un résumé est une compression décidée par Claude ; une extraction est une liste décidée par vous.

Je joins [type de document].

Extrais uniquement les éléments suivants, dans cet ordre :

1. Les engagements pris par chaque partie, un par ligne, avec le nom
   de la partie qui s’engage
2. Tous les montants, avec leur devise, ce à quoi ils correspondent et
   leur conditionnalité éventuelle
3. Toutes les dates et durées, avec ce qu’elles déclenchent
4. Les conditions de sortie, de résiliation ou de renouvellement

Pour chaque ligne, indique la page et recopie entre guillemets le
passage exact sur lequel tu t’appuies.

Si un élément est ambigu dans le document, mets-le dans une section
« Ambiguïtés » plutôt que de trancher. Ne complète jamais avec des
usages du secteur.

Deux consignes portent l’essentiel de la fiabilité.

La citation littérale. Une affirmation dont Claude ne peut pas produire l’appui est une affirmation à vérifier. Vous n’avez pas besoin de relire le document : vous relisez les citations.

La section « Ambiguïtés ». Sans elle, l’ambiguïté est arbitrée en silence. Avec elle, elle vous revient — et c’est souvent l’information la plus utile du document.

Comparer plusieurs documents#

Une comparaison libre produit un texte descriptif qui rate les détails. Il faut imposer la structure et, surtout, demander explicitement ce qu’une comparaison rate par nature.

Je joins deux versions d’un même document : la nôtre et celle renvoyée
par [partie].

Produis un tableau : clause concernée | rédaction initiale | rédaction
proposée | qui y gagne et en quoi concrètement | enjeu (mineur, à
négocier, bloquant).

Puis, séparément et obligatoirement :
- les passages présents dans la version initiale et ABSENTS de la nouvelle
- les passages AJOUTÉS qui n’avaient pas d’équivalent
- les modifications qui semblent cosmétiques mais changent le sens

Ne reformule pas les clauses : recopie-les. Je veux voir les mots exacts.

Les suppressions sont le point aveugle d’une comparaison : elles ne figurent nulle part dans le nouveau document, donc rien ne les rappelle. C’est aussi le levier de négociation le plus fréquemment utilisé.

Pour comparer plus de deux documents, la méthode change : on passe par des fiches homogènes, comme au chapitre 7.

Un corpus plus gros que la fenêtre#

Le chapitre 3 a donné la méthode générale. Voici son application aux documents.

Étape 1 : la grille, avant les documents. Décidez ce que vous cherchez avant de regarder quoi que ce soit. Une grille construite après lecture du premier document est taillée pour lui.

Étape 2 : une fiche par document, contexte neuf à chaque fois. Le même gabarit, appliqué mécaniquement, dans une conversation propre.

Étape 3 : l’analyse sur les fiches seules. Les documents d’origine ne servent plus qu’à vérifier un point précis.

Cette découpe a un bénéfice inattendu : elle rend l’analyse auditable. Chaque affirmation de la synthèse remonte à une fiche, qui remonte à une citation, qui remonte à une page. Sur un dossier à enjeu, cette traçabilité vaut souvent plus que la synthèse elle-même.

Les documents que vous ne devez pas joindre#

Un rappel court, développé au chapitre 35.

Avant de déposer un fichier, posez-vous une question : contient-il des informations sur des personnes identifiables, ou des informations qui ne doivent pas sortir de l’entreprise ? Fichier de paie, candidatures nominatives, dossier médical, contrat sous accord de confidentialité, base clients complète.

Cela ne veut pas dire « jamais ». Cela veut dire que la réponse dépend de votre formule, des règles de votre organisation et de la nature des données — et que la parade la plus simple existe : anonymiser avant d’envoyer. Un tableau de salaires sans les noms reste parfaitement analysable.

Nous devons rendre un avis sur une acquisition dans le secteur
[secteur]. Le repreneur s’intéresse surtout à [ce qui motive l’opération].

Avant de regarder le moindre document, construis la grille de revue :
les points sur lesquels un avis défavorable pourrait se fonder, classés
par gravité.

Pour chacun : où cette information se trouve habituellement, et le
signal qui doit alerter.

Ne me propose pas de conclusions, seulement la grille.

Voici les fiches issues des différents lots.

Cherche les contradictions entre lots : un chiffre qui ne correspond
pas d’un document à l’autre, un engagement mentionné dans un contrat et
absent des comptes, une date incohérente.

Pour chaque contradiction : les deux sources, les deux valeurs, et
laquelle est la plus fiable d’après la nature du document.

C’est le point le plus important de la revue. Sois exhaustif, quitte à
signaler des écarts qui s’expliqueront.

Ce qu’il faut retenir#